Deseja criar uma metodologia para lidar com os arquivos da sua empresa? Então é essencial que você conte com os hacks de organização apresentados neste artigo. Manter a ordem dos documentos, em especial os envolvidos em transações financeiras, é imperativo para o sucesso dos negócios. É isso que permite, por exemplo, que processos burocráticos sejam realizados corretamente.
Seja na hora de consultar dados importantes para realizar tarefas diárias, seja para compartilhar informações com outras companhias por meio de um Data Room Virtual de qualidade, planejamento é tudo. É imprescindível saber quais são as maneiras mais adequadas de armazenar e encontrar informações internas e externas, como de clientes.
Se você deseja conhecer os melhores hacks de organização de arquivos disponíveis, não deixe de conferir as dicas abaixo!
1. Categorize os tipos de arquivos
O primeiro hack para a organização documental de uma empresa é a categorização de arquivos. Mas o que é isso? É certo que existe mais de um tipo de arquivo na sua corporação. Dados de clientes, informações de fluxo de caixa e contratos são apenas alguns exemplos. Enquanto alguns preferem organizá-los por prioridade, outros o fazem de acordo com sua frequência de uso.
Seja como for é muito interessante utilizar a categorização para facilitar o armazenamento e a identificação de determinados documentos. É claro que estamos falando sobre o ambiente virtual. Utilizar grandes armários e segmentos, que ocupam espaço e custam caro, é uma atitude obsoleta.
2. Defina locais para cada tipo de arquivo
Após categorizar os arquivos de sua empresa, é chegada a hora de definir locais para eles. Isso significa utilizar diferentes ferramentas para gerenciá-los e armazená-los. Enquanto documentos com alto grau de confidencialidade devem ser dispostos em um Data Room Virtual, softwares voltados para cada área da corporação podem servir não apenas para o armazenamento, mas também para ajudar na gestão da informação.
Porém, caso você não deseje dispor de recursos extras para lidar com a inteligência documental de sua organização, conte com o Data Room Virtual e utilize a dica nº 1 para categorizar seus arquivos por nível de importância ou confidencialidade. Afinal, a sala de dados on-line permite que você gerencie permissões de acesso para usuários e oferece um pacote completo em termos de gerenciamento de arquivos.
3. Digitalize os documentos Conforme dito, os dias de uso físico, ou seja, no papel, de documentação ficaram para trás. Há anos as companhias são estimuladas a apostar em sistemas paperless. Esses sistemas eliminam ou reduzem ao máximo o uso de papel das organizações. Isso é extremamente benefício uma vez que papéis:
podem rasgar;
sofrem danos advindos do tempo;
se perdem;
amassam etc. Ao digitalizar documentos você utiliza a tecnologia ao seu favor. Porém, é aqui que a organização entra como um fator fundamental. Sem organizar os arquivos digitalizados é possível que você passe a contar com um repositório com alto volume de dados e não consiga encontrar o que busca. Renomeie arquivos, crie pastas e, novamente, categorize os documentos conforme as necessidades de seu negócio. Assim, você poderá aproveitar o melhor das salas de dados virtuais.
4. Realize a organização de arquivos por ordem cronológica
Uma das formas favoritas de organização de arquivos para empresas é por cronologia. Ao apostar nessa metodologia, documentos antigos são separados dos mais recentes. Isso permite que os funcionários com acesso autorizado fiquem a par dos últimos acontecimentos da corporação. Além disso, eles podem encontrar com maior facilidade os arquivos que precisam para realizar seus processos.
Em transações como as M&A ou um processo de IPO, esse tipo de organização também pode ser de grande ajuda. Ela permite que a outra parte do negócio acesse com agilidade, segurança e praticidade toda a documentação necessária para fechar negócio. Processos de due dilligence também se beneficiam dos hacks apresentados. Afinal, é possível contar com dados reais para fazer a pesquisa inicial sobre qualquer negócio.
5. Crie regras para que a equipe armazene e compartilhe
Após escolher a melhor forma de categorizar, posicionar, ordenar e realizar o compartilhamento de arquivos é hora de repassar a metodologia à equipe. Uma vez que um dos principais motivos por trás da organização de arquivos é segurança, seja para garantir confidencialidade, seja para facilitar o acesso de funcionários autorizados, eles devem estar cientes das regras criadas.
A inteligência documental de uma empresa faz parte de sua cultura organizacional. Se essa cultura se volta para a segurança, ela visa, não somente, o armazenamento controlado. Ela busca alinhar os valores da corporação com a atuação de seus funcionários. Isso minimiza falhas durante o manejo de informações. Unindo isso a um suporte especializado garante-se, também, que gargalos na comunicação não tomem forma.
Finalmente, há a consonância com GDPR e a LGPD. Sendo ambas leis voltadas para dados de clientes, é fundamental adaptar seu negócio às suas especificidades. Estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados impede que a empresa seja multada ou tenha sua imagem corporativa afetada. Repasse suas normas a todos os setores!
6. Guarde os arquivos em um Data Room Virtual O uso do Data Room Virtual é imperativo para empresas que buscam centralizar serviços em um só local. Afinal, todas as dicas acima apresentadas podem ser aplicadas em seu ambiente on-line e democrático. Desde o upload, até o armazenamento e o compartilhamento, é possível contar com uma plataforma virtual e otimizar processos. Ao escolher a opção certa, você perceberá benefícios, como:
redução de custos;
garantia de segurança;
maior facilidade ao organizar documentos;
acesso controlado por parte de terceiros;
agilidade;
redução de tempo para a conclusão de processo de M&A;
backup simples e sem esforços;
criação de bons relacionamentos com investidores;
fácil acessibilidade;
aumento da produtividade e dos lucros etc. O principal hack de organização de arquivos reside no uso de um bom Data Room Virtual. Ele é projeto, em específico, para atender as necessidades de empresas de todos os tipos durante processos que envolvem altos graus de confidencialidade. Tudo isso contando com todos os benefícios acima! Conheça a Deallink e dê início aos processos de inteligência documental de seu negócio! Se você gostou do conteúdo apresentado, deixe seu comentário abaixo. Além de compartilhar sua opinião, você ainda poderá trazer mais dicas de organização de documentos para enriquecer nossa discussão!
