Serviço de compartilhamento de arquivos para M&A: veja como escolher o ideal para seu negócio

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Com o valor que a informação ganhou nos últimos anos, um serviço de compartilhamento de arquivos seguro e confiável não é mais um luxo para empresas. É uma necessidade de sobrevivência no mercado.

Mas por que esse investimento se tornou tão importante? O que ele significa e como escolher o melhor para a sua empresa? Neste artigo, queremos resolver todas essas dúvidas para você. Acompanhe!

A importância de manter dados seguros

A transformação digital está colocando nos dados de uma empresa um peso gigante para o seu sucesso. Hoje, informações de negócio são usadas para aumentar a produtividade, elaborar melhores estratégias e compartilhar indicadores confiáveis e precisos entre empresas com eficiência.

Um exemplo disso está na área de M&A. Processos de fusão e aquisição exigem integração rápida e segura entre organizações diferentes, fornecendo dados confiáveis e completos sem por em risco a sua credibilidade.

E quanto maior o volume de informações manuseado durante esses processos, mais complexos eles se tornam. Por isso, o apoio tecnológico é fundamental para a segurança da informação. Uma solução integrada, automatizada e unificadora é a melhor saída para garantir eficiência mitigando riscos.

O que é um data room

O serviço de compartilhamento de dados, ou data room, é exatamente o tipo de plataforma que oferece as caraterísticas citadas no último tópico.

Não existe apenas um modelo de data room a ser contratado, mas em geral eles têm em suas características foco na arquitetura eficiente de dados e proteção — tanto no monitoramento de utilização quanto controle de acesso.

Os data rooms mais populares atualmente são aqueles baseados em cloud computing. A empresa provedora mantém os servidores e entrega recursos de armazenamento e gerenciamento de forma remota.

São oferecidos geralmente no modelo como serviço, em que o cliente paga uma assinatura flexível pelos recursos necessários e pode ajustar ou escalar essa oferta de acordo com a sua demanda.

O mais importante hoje em dia é que serviços de compartilhamento de arquivos que realmente empoderam negócios na transformação digital contam com uma visão de infraestrutura e plataforma. São soluções completas para coletar dados, integrar, analisar e gerar relatórios relevantes para gestores.

Esse tipo de capacidade apoiada pela tecnologia, hoje, é fundamental tanto para guiar o negócio como para encontrar oportunidades em outras empresas e mercados em cenários de M&A.

Tudo isso, claro, mantendo padrões altos de privacidade e proteção, que não só são vitais para a produtividade de uma empresa como se adaptam a novas regulamentações como GDPR e LGPD.

Como escolher um serviço de compartilhamento de arquivos

Agora que demonstramos a importância de data rooms, fica claro que a escolha pelo serviço mais adequado será fundamental no sucesso da sua estratégia de transformação digital.

Mas é bom entender que não existe o melhor serviço ou o melhor provedor. Essa decisão varia de negócio para negócio, dependendo de necessidades, objetivos, expectativas.

Por isso, a melhor forma de abordar sua pesquisa é buscar as características gerais que mais impactam em um bom serviço de compartilhamento de arquivos. Veja o que você deve considerar para escolher certo!

Segurança da informação

Não há como começar essa busca sem ser pelo seu ponto primordial: a segurança de dados deve ser o foco da escolha de um serviço de compartilhamento de dados.

Mas como mensurar a preocupação do provedor com a proteção? Isso geralmente fica claro nas ferramentas, funcionalidades e processos atrelados ao serviço.

Um bom data room conta com soluções integradas de: 

  • monitoramento de acesso e uso em tempo real do sistema;
  • log de modificações;
  • análise e relatórios de risco;
  • testes de vulnerabilidade;
  • backup automatizado;
  • processos de recuperação automatizados em caso de comprometimento.

Performance e oferta de recursos

Com a segurança garantida, podemos pensar em pontos adicionais que tornam um data room uma solução vantajosa para o negócio em diversos cenários.

Nesse sentido, a oferta de recursos extras é importante. Exemplos são indicadores de performance, ferramentas de comunicação, gerenciamento de times e projetos etc.

A performance também é um grande fator. Um serviço com bom desempenho dá mais agilidade para a consulta, manuseio e compartilhamento de dados — algo essencial em mercados muito competitivos.

Elasticidade

Outra característica que você deve buscar no data room ideal é a flexibilidade de aumentar ou diminuir a oferta de recursos de acordo com as suas necessidades e o cenário de mercado.

Quanto mais liberdade e velocidade houver nesse ajuste de oferta e demanda, melhor. O controle fino sobre o serviço à sua disposição dá mais previsibilidade, confiabilidade e sustentabilidade ao negócio ao longo do tempo. 

Disponibilidade

É claro, de nada adianta ter o melhor serviço de compartilhamento se você não consegue utilizá-lo. Principalmente em mercados dinâmicos como o de M&A, o data room ideal é aquele que oferece serviços, recursos e ferramentas com o máximo de estabilidade possível. Sem quedas, sem lentidões, sem falhas de conexão.

Suporte de qualidade

Para garantir que tudo o que você está contratando terá efeito prático na sua rotina, é vital ter um bom suporte. As empresas que investem muito nesse departamento já demonstram uma preocupação maior com o sucesso de seus clientes.

Essa é uma parte da pesquisa que depende muito de análise de contrato (SLAs) e uma análise de cases, se possível entrando em contato com clientes dos serviços candidatos para ter uma ideia melhor de como se dá esse relacionamento.

Credibilidade do provedor

Outra questão importante que depende da base de clientes de um data room é pesquisar a credibilidade do provedor. Ele já expôs dados de outras empresas a riscos? Como ele lida com a parceria provedor-cliente? Quais empresas de sucesso investiram nessa solução e como se saíram?

Muitos profissionais pensam que a solução aqui é sempre ir nos grandes serviços de data room estabelecidos, porém muito dessa credibilidade passa também pela especialização de cada solução.

M&A é um exemplo disso. Muitas vezes, você pode encontrar o serviço de compartilhamento de arquivos que não seja o maior ou mais conhecido, mas que é referência para lidar especificamente com as necessidades desse setor.

Esse é o segredo para escolher certo: entender suas necessidades, a importância da segurança da informação e encontrar a solução que melhor se encaixa na sua visão de futuro.

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