Saiba como escolher um data room virtual para seus processos de M&A

O data room virtual é o ambiente ideal para o compartilhamento de informações, imprescindível em processos due diligence, em que mais de um agente atua na resolução das transações. M&A (Mergers and Acquisitions — fusões e aquisições), IPO's (Initial Public Offering), transações jurídicas e financeiras, processos internacionalizados, rodadas de captação de recursos, por exemplo, são eventos significativos em que o uso do data room virtual favorece os requisitos básicos do uso e compartilhamento de dados: confidencialidade, disponibilidade e integridade. Além disso, a escolha do data room virtual deve contemplar a capacidade e flexibilidade necessárias para a adição de muitos arquivos, em momentos distintos e por usuários diversos. As salas de dados ainda precisam ser financeiramente mais viáveis que o modelo tradicional e disponibilizar um suporte para a resolução de possíveis problemas. Veja, a seguir, como escolher um data room e como essa opção é importante para privilegiar o compartilhamento de arquivos em vários projetos nos dias atuais.

Flexibilidade Se você ainda não sabe como escolher um data room, precisa entender por que a ferramenta deve ser flexível. Muitas transações acontecem por meio desse ambiente, em que são compartilhados dados confidenciais, que não podem ser acessados por quem não compete a sua visualização:

1. processos judiciais;

2. Initial Public Offering (IPO);

3. rodadas de captação de recursos;

4. rotinas de bancos de investimento;

5. compartilhamento de fórmulas por empresas de biotecnologia e do segmento farmacêutico;

6. lançamento de dados de propriedade industrial e intelectual;

7. fundos e Private Equity;

8. fusões e aquisições;

9. joint ventures;

10. auditorias;

11. estudos de viabilidade de projetos, entre outros.

Confidencialidade O compartilhamento de dados exige uma proteção velada, para que não sejam criadas brechas e vulnerabilidades que aumentem a exposição da empresa, principalmente em relação a ações maliciosas de usuários da Internet e a negligência das pessoas que têm acesso às informações. O data room virtual é uma solução mais segura em relação ao modelo tradicional porque pode ser configurada com critérios diferentes para os vários níveis de acesso permitidos, em relação à política de segurança adotada pela empresa e estabelecida pelos órgãos regulamentadores que orientam a atividade em âmbito digital. Com isso, o acesso é limitado por login, os níveis de visualização e alteração de dados são permitidos individualmente, ou seja, para cada usuário criado, um histórico de acesso pode ser disponibilizado para que o administrador do data room consiga monitorar toda a atividade dentro do ambiente.

Integridade No data room virtual, os arquivos são visualizados digitalmente, o que mantém a integridade dos dados e ainda economiza custos de envio ou impressão. Isso porque o acesso ao ambiente é limitado aos usuários cadastrados. Por meio de convites, é possível delimitar o tempo de login no servidor e estabelecer os níveis de sensibilidade dos dados.

Agilidade A digitalização de processos aumenta a facilidade com que a informação pode ser visualizada e utilizada para a tomada de decisão. Dessa forma, com um engajamento maior dos usuários e produtividade, é possível garantir rapidez às negociações. Transações de M&A, são especialmente mais cansativas e onerosas, pelo tempo em que é preciso estudar a viabilidade do processo para que nenhuma das partes seja prejudicada. Algumas levam meses e até anos para serem concretizadas. Se a documentação necessária para análise, como fluxo de caixa, projeções financeiras, contratos, formulários de fornecedores e funcionários, parceiros de negócio, contas a pagar e a receber, entre outros, estiverem acessíveis de forma irrestrita, as decisões serão mais ágeis e acertadas.

Suporte Muitas pessoas têm dificuldade em lidar com a tecnologia. Nesse sentido, é preciso que o provedor de serviços do data center virtual disponibilize ajuda profissional, que seja capaz de minimizar problemas e dúvidas que possam surgir no acesso à ferramenta. Da mesma forma que a solução, o suporte também precisa ser acessível, rápido e disponível, preferencialmente 24 horas por dia, 7 dias por semana. Para facilitar o atendimento, também é necessário que aconteça remotamente e que toda demanda seja documentada para incrementar as funcionalidades e os requisitos de usabilidade do data room para os próximos acessos.

Produtividade Imagine ter que visitar um ambiente físico toda vez que precisasse visualizar uma documentação importante para embasar sua decisão de compra de um negócio? E se esse local estivesse geograficamente distante da sede da sua empresa? Você precisaria se deslocar, pagar hospedagem, alimentação, entre outras despesas por dias até que toda a informação fosse analisada. Além disso, você sempre teria dúvidas se acessou todos os dados pertinentes para uma tomada de decisão acertada. Quando as transações de M&A aconteciam sem um data room virtual, a empresa-alvo precisava disponibilizar uma sala, contratar seguranças e arcar com todos os demais gastos da infraestrutura para armazenar memorandos, relatórios, contratos e outros documentos. Atualmente, por meio dos data rooms virtuais, é possível ser mais produtivo, especialmente em relação à gestão e organização de documentos: a partir de melhores práticas da gestão documental, é possível reduzir custos e aumentar a confiabilidade dos dados compartilhados sobre a governança corporativa da empresa-alvo.

Disponibilidade O data room virtual deve permitir total disponibilidade dos dados, ou seja, precisam ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento. Esse aspecto garante mais mobilidade para a equipe de trabalho, principalmente quando os tomadores de decisão moram ou trabalham em unidades geograficamente distantes. Dessa forma, negociações transnacionais são efetivadas com maior agilidade, todos os agentes envolvidos trabalham de forma colaborativa, simultaneamente e em diferentes fusos horários. A disponibilidade também viabiliza maior concorrência em transações de M&A, o que torna o processo mais vantajoso para as empresas-alvo, que recebe um preço maior em decorrência do que seria possível em uma concorrência limitada, principalmente a uma localidade específica.

Custo A redução de custos está relacionada a maior organização das informações, que elimina a necessidade de contratação de profissionais para a gestão documental. A manutenção do data room virtual também é menos onerosa, pois exige apenas um computador seguro e conexão à Internet. Já o data room tradicional, estabelecido em um ambiente físico, demanda a manutenção do espaço, a contratação de seguranças, o custeio com monitoramento e o pagamento de despesas dos licitantes envolvidos na transação. Estudar essas características e entender como escolher um data room é crucial para o sucesso de qualquer transação. A plataforma da Deallink é certificada internacionalmente e oferece essa agilidade, segurança e flexibilidade necessárias aos processos de due diligence. O ambiente é monitorado por uma equipe de suporte altamente capacitada, 24 horas por dia, 7 dias por semana. A acesso é feito por meio de biometria e senha, com backup contínuo e criptografado. Agora que você sabe como escolher um data room para suas transações, que tal conhecer a solução da Deallink? Entre em contato e veja como podemos garantir todos esses aspectos aos seus processos de due diligence!