Veja como conduzir com maestria reuniões produtivas

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Alinhar a equipe, delimitar objetivos e atingir metas são fatores que podem ser acordados e monitorados por meio de reuniões produtivas. Isso é dito uma vez que um dos requisitos para otimizar o sucesso de uma empresa é a boa gestão de tempo, que é impossibilitada por encontros desnecessários — sejam presenciais, sejam virtuais.

Conduzir bem suas reuniões, principalmente no cenário atual — em que elas precisam ser executadas on-line — é fundamental. Para isso, é preciso saber o que fazer para aprimorá-las. Neste artigo, serão abordados pontos que contribuem para a maximização de resultados da empresa, seus colaboradores, fornecedores e parceiros.

Se você deseja entender mais sobre o assunto, prossiga com sua leitura!

Como fazer reuniões produtivas?

Cada organização deve definir o que entende como produtividade. Afinal, enquanto para umas é fundamental efetuar entregas rápidas para clientes, outras prezam por tarefas executadas com calma e de forma a minimizar falhas. Um cenário de otimização voltado para fusões e aquisições agrega todos esses fatores:

  • qualidade;
  • agilidade;
  • maestria;
  • baixo nível de estresse entre os membros da equipe;
  • segurança;
  • comunicação fluida e mais.

Não é fácil para as empresas de M&A (Mergers and Acquisitions) contemplar a todos esses pontos de uma só vez. Porém, ao priorizar o aumento de reuniões produtivas, é possível chegar o mais perto possível de dominar grande parte deles. Para isso, algumas dicas foram separadas.

Prepare-se bem

Assim como em qualquer estágio de planejamento corporativo, preparar-se para uma reunião é fundamental. Quando for conversar com a equipe, certifique-se de ter todos os pontos a serem abordados em mãos e classificá-los por prioridade. Existem três maneiras de fazer isso.

A primeira diz respeito a abordar assuntos por ordem de calendário. Isso significa que as tarefas com entrega urgente serão discutidas primeiro. Já a segunda envolve conversar sobre o que é mais importante inicialmente e deixar os pontos mais simples para o final da reunião, independentemente de datas. Finalmente, pode-se falar sobre o que tende a gerar mais discussão primeiro e deixar as orientações pontuais para o fim da reunião.

Seja qual for sua escolha, deve haver organização em sua execução e fala. Conheça sua equipe, analise seus padrões de comportamento e opte pelo caminho que permita que ela compreenda por completo o que for abordado. Assim, a comunicação fluirá adequadamente e minimizará falhas.

Prefira trabalhar poucos assuntos

Evite sobrecarregar o time de colaboradores com dados e informações. Isso impede que eles consigam absorver o que é realmente necessário e atuar em seu maior potencial. É preferível efetuar um número maior de reuniões em um período menor do que passar todas as demandas de uma só vez em uma conversa longa, cansativa e pouco proveitosa.

A definição de produtividade para empresas é justamente essa: executar o máximo de tarefas com maestria no menor tempo possível. Tenha isso em mente quando falar com seus funcionários.

Seja coerente

Engajar a equipe nas tarefas a serem executadas na empresa é imperativo. É isso que faz com que ela se sinta parte dos processos e compreenda a necessidade de prezar por qualidade. Para isso, é imprescindível ser coerente. Afinal, o time precisa entender:

  • a função de cada membro;
  • o motivo por trás da delegação de tarefas;
  • a urgência das entregas;
  • o propósito da realização das atividades;
  • a hierarquia em cada etapa;
  • o impacto que o processo trará para a empresa.

Existem gerentes que delegam, por exemplo, a mesma tarefa para funcionários diferentes. Isso confunde a equipe como um todo e não agrega autoridade para você. Sendo assim, atue sempre de forma consistente e visando o melhor uso dos talentos da organização.

Escolha as pessoas certas

Nem todos os funcionários precisam estar presentes nas reuniões. Ao seguir as dicas citadas, será possível montar um planejamento que permite que a escolha dos participantes seja acertada. Pense, inclusive, nos impactos de feedback que isso terá em suas reuniões produtivas. Quanto menos pessoas em uma call, mais chances de evitar falhas na comunicação interna. Afinal, a informação será direcionada para quem realmente precisa dela.

Seja inovador

Existem diversas ferramentas disponíveis para tornar suas reuniões mais produtivas. Dropbox, Minute, Meetin.gs e Todoist são alguns exemplos. Utilize-as de forma a promover constante inovação nos encontros. Em especial ao saber que esse período exige home office de praticamente todos os setores, elas serão de grande ajuda.

Como ter produtividade trabalhando home office?

Após entender como se comunicar de maneira objetiva e produtiva com sua equipe, é hora de focar você. Afinal, muitos ainda não estão completamente adaptados ao cenário do home office — o que pode ser o seu caso. Confira dicas para otimizar sua produtividade.

Defina um local de trabalho

Não varie exageradamente seu local de trabalho. Defina um local na casa que será dedicado a isso. Assim, sempre que você se sentar, seu cérebro compreenderá que é momento de se concentrar e produzir. Procure, também, definir horários fixos para realizar suas tarefas diárias.

Organize suas tarefas

Liste o que deve ser feito, de preferência, um dia antes. Ao final de cada “expediente”, por exemplo, você pode organizar o que ficou pendente e o que deve ser iniciado no dia seguinte. Assim, você poderá dar início às atividades do dia já ciente do que deve ser realizado.

Evite distrações

Busque utilizar o horário delimitado para o trabalho com sabedoria. Deixe o celular de lado e, se preferir, avise entes queridos que não estará disponível durante o período — somente para emergências. Televisão, música e espaços com pouca privacidade também devem ser evitados.

Utilize as plataformas de videoconferência

Aposte em opções como o Hangouts, Skype e Zoom durante suas reuniões. Assim, você poderá se comunicar com seu time de forma adequada e profissional. Esses programas são intuitivos e permitem que você aproveite diversas ferramentas e otimize seus encontros virtuais com a equipe.

Reuniões produtivas devem ser sempre priorizadas, em especial durante momentos de crise. São elas que mantém seus funcionários em movimento e focados nas necessidades da organização. Com as dicas acima em mente, otimize seus resultados! Caso precise compartilhar informações privadas de seu negócio, aposte no uso de um bom Data Room Virtual.

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