Redução de custos no processo de transação: entenda como conseguir!

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Os processos de M&A envolvem a gestão de um número massivo de documentos, bem como uma considerável quantidade de interessados. Por isso, é comum que essas operações acarretem muitos custos para a empresa, o que se torna um gargalo para a continuidade saudável dela, inviabilizando investimentos e gerando complicações financeiras.

No entanto, é possível solucionar esse problema e viabilizar as análises e negociações necessárias com menos gastos. Se você quer aprender como alcançar a redução de custos operacionais no processo de M&A para realizar negociações rápidas, seguras e com menos custos, é só continuar com a leitura!

Qual a importância de reduzir custos?

Independentemente do nicho, reduzir custos é um dos principais objetivos de qualquer organização. Principalmente porque está associada ao aumento de lucratividade, uma vez que menos recursos são consumidos e sobra mais dinheiro. Mas o aumento de lucro não é o único motivo que demonstra a importância de uma estratégia que visa diminuir gastos.

A redução também implica maior controle para a gestão sobre os recursos da companhia. Se a administração consegue diminuir as despesas, ela é capaz de controlar as operações e o que ocorre internamente de maneira sistemática. Da mesma forma, essa diminuição facilita a visualização e compreensão do estado da companhia, uma vez que filtra o que é relevante e torna o gerenciamento mais simplificado.

Pensando especificamente no processo de fusões e aquisições, a diminuição de custos é instrumental para viabilizar a continuação saudável do negócio, com o cumprimento das metas e objetivos estipulados. Também é fundamental a fim de tornar o processo menos burocrático e complexo, contribuindo, assim, para aumentar as chances de sucesso no meio e no término.

Caso a transação se torne dispendiosa demais, com custos fora do controle devido da gestão, a empresa poderá ficar insatisfeita e sentir que o planejamento não vai ser cumprido. Mas se controlar e reduzir os gastos, com uma administração direcionada, o andamento será mais ágil e transparente.

Quais as formas de alcançar redução de custos operacionais no processo de M&A?

Nesta seção, vamos examinar algumas formas efetivas de reduzir custos em processos de M&A.

Mapear e otimizar processos

Um passo fundamental é obter a completa visualização dos processos que envolvem uma transação. É importante mapear todas as atividades necessárias e controlar cada etapa a fim de trabalhar especificamente para otimizar cada uma delas. Munido desse conhecimento, o gestor é capaz de concentrar esforços de sua equipe em reduzir custos operacionais em cada ponto, bem como buscar eficiência.

Contratar uma consultoria especializada

Contratar uma empresa especializada também pode ajudar bastante. A expertise de uma organização dedicada a trabalhar nisso vai otimizar a redução de gastos e liderar o caminho para a eficiência com os recursos acessíveis.

A consultoria é capaz de enxergar muitos pontos que talvez estejam difíceis para a gestão, pois a experiência e o amplo conhecimento possibilitam essa visão. Da mesma forma, ela é crucial para aconselhar cada passo e garantir que o planejamento seja cumprido.

Investir em automação

Outro fator interessante é a automação de processos. Depois de um bom mapeamento, esse é o principal passo subsequente e assegura que as atividades burocráticas e repetitivas sejam transferidas para as máquinas. Assim, será possível alocar membros humanos para as partes mais exigentes do processo, as que requerem mais inteligência humana e capacidade de decisão.

A automação ajuda a diminuir gastos com pessoal e a reduzir erros e falhas em operações, o que, indiretamente, implica menos despesas. O processo fica menos complexo e mais ágil, com uma integração melhor das informações e mais segurança.

Identificar gargalos

Um dos principais causadores de problemas relacionados com descontrole de gastos são os gargalos operacionais. Com eles, as equipes investem esforço, tempo e os recursos em atividades demoradas e pouco eficientes, que são atrasadas por paradas, falhas, erros ou transtornos de comunicação. Isso faz com que a transação se torne problemática e longa demais, com o comprometimento das análises necessárias.

Por isso, a identificação desses pontos de parada é um passo interessante para o seguimento saudável de um processo de M&A, com custos controláveis. Assim, será possível focar em mais agilidade e produtividade.

Como o Data Room pode ajudar?

Tradicionalmente, processos de fusão e aquisição requeriam reuniões de profissionais capacitados em salas alugadas pelas companhias. Essas negociações envolviam uma série de documentos físicos, que eram analisados com os profissionais fisicamente presentes. Ou seja, era necessário custear o espaço, a impressão de documentos e viabilizar a estadia e presença de todos.

Com o Data Room virtual, documentos podem ser compartilhados e analisados colaborativamente, de maneira remota e descentralizada, por meio da internet. Todos os gastos mencionados no parágrafo anterior são minimizados, e sobra mais recursos para investimentos estratégicos. Para que um licitante tenha acesso, basta um computador com internet.

A seguir, veremos alguns outros benefícios que ilustram como o Data Room coopera com a redução de custos.

Proteção de dados

A solução de sala virtual reforça a segurança dos dados, com a proteção mesmo em uma situação de colaboração. A tecnologia respeita os princípios da confidencialidade e integridade, garantindo que a administração controle quem acessa aos documentos confidenciais e que eles sejam mantidos com qualidade e livres de riscos que os exponham à corrupção.

Com essa ferramenta, a gestão pode facilmente supervisionar os envolvidos, mitigando os possíveis riscos. Assim, a empresa pode confiar na solução e não precisa temer custos para corrigir uma situação de exposição. A segurança funciona de uma maneira preventiva e proativa, evitando o descontrole das despesas.

Gestão e organização de documentos

A gestão organizada de documentos também ajuda na redução de gastos, pois implementa maior agilidade na busca, revisão, acesso e controle das informações importantes. Isso ajuda a eliminar gargalos, reduz o tempo do processo e permite negociações mais complexas, como as transnacionais, sem aumento de custos.

Manutenção menos custosa

A possibilidade de contar com um sistema estável, que precisa de manutenções simples, também é uma importante vantagem para a redução de gastos.

Afinal, menos custos operacionais serão necessários para que a solução funcione corretamente e auxilie a companhia, uma vez que envolve somente o uso de computadores seguros e conectados. A estabilidade contribui para o sucesso das operações, com menos gargalos no meio, o que agiliza as transações.

Como escolher o Data Room ideal?

É importante escolher uma opção que seja simples e intuitiva de usar, afinal a companhia deve se preocupar com o processo, ou seja, com as minúcias técnicas que envolvem a transação, e não com a operação de um sistema.

É interessante também que seja uma alternativa personalizável, com funcionalidades especiais e diferenciadas. A gestão deve ficar atenta a questões essenciais, como velocidade, qualidade e disponibilidade do suporte e segurança da plataforma. Veja esses diferenciais para embasar sua escolha a seguir.

Preferir empresas com suporte local

Muitos usuários apresentam dificuldades na manipulação dos recursos disponíveis nas plataformas de M&A, ainda que elas sejam intuitivas. Além disso, como toda solução digital, a plataforma também demanda requisitos de sistema e a usabilidade dos recursos depende diretamente da capacidade do hardware em que ela será baseada e do entendimento do próprio usuário.

Por isso, é fundamental contar com um suporte ágil e altamente disponível, que preferencialmente atue de forma remota para a resolução desses problemas.

Analisar o processo de Q&A

A seção de Q&A (Questions and Answers ou “Perguntas e Respostas” em português) também é um importante recurso para as salas de dados em processos de M&A, pois é o ambiente no qual os usuários trocam informações ou apresentam suas demandas aos administradores do sistema, sejam elas relacionadas à documentação ou à usabilidade dos recursos disponíveis.

Conhecer a qualidade do dashboard

O dashboard é a principal interface do usuário no sistema e permite a simplificação de vários processos. Entre eles, estão:

  • realizar de forma ágil as ações de rotina;
  • reduzir curva de aprendizagem para os usuários;
  • personalizar a aparência por meio de esquemas de cores e adição de logomarca;
  • permitir o carregamento em massa dos documentos;
  • possibilitar a importação ou exportação de arquivos ou pastas simultaneamente;
  • habilitar a funcionalidade arrasta e solta;
  • ter um campo de pesquisa avançada de texto (metatags, palavras-chave) para a busca inclusive de documentos digitalizados;
  • permitir a vinculação e o compartilhamento de links nos documentos;
  • suportar a integração com outras aplicações (pacote Office, ferramentas de gestão operacional etc.).

Verificar como é a segurança da plataforma

A segurança dos dados é o requisito mais importante de uma solução de data room virtual e ao mesmo tempo é um dos principais desafios em uma operação de M&A.

Isso porque dados sensíveis são anexados diariamente na plataforma e a perda ou visualização dessas informações por pessoas não autorizadas comprometem a credibilidade da empresa, interferindo no andamento da transação e principalmente nos processos. É importante se atentar a ações de segurança em rotinas como:

  • exibição de documentos de caráter contratual, comercial e financeiro;
  • migração de informações entre processos;
  • permissões de acesso ao repositório de dados tanto para visualização quanto para o download.

É preciso considerar a postura do provedor de data room virtual quanto ao gerenciamento de dados sensíveis, especialmente se as informações corporativas se encontram em cloud, assim como se existe uma política de segurança vigente na empresa e ações que mitiguem possíveis vulnerabilidades e eliminem qualquer risco de violação de segurança. Essa responsabilidade com a integridade e confidencialidade dos dados abrange três fases da transação:

  • due diligence: fase inicial em que são exibidos documentos e relatórios sobre a empresa-alvo a fim de que sejam avaliados os prós e os contras de prosseguir com o processo;
  • integração: momento em que os agente envolvidos precisam consolidar suas infraestruturas para expandir as operações;
  • realização de valor: fase em que as empresas devem reforçar a cultura de segurança para reduzir o índice de vulnerabilidade nos processos de negócio.

O Data Room da Deallink se destaca em todos esses requisitos, pois agrega agilidade e rapidez aos processos de seus clientes, com fóruns Q&A para solucionar dúvidas, segurança reforçada, criptografia, filtros de pesquisa, uploads facilitados e um atendimento que funciona 24 horas nos sete dias da semana.

O sistema ainda é bastante simples de utilizar, com funções específicas que facilitam a gestão dos documentos e de informações.

A redução de custos operacionais no processo de M&A é um dos objetivos de empresas do setor financeiro que desejam crescer de maneira saudável e se manter firmes no mercado. Em tempos de crise, é importante controlar bem os gastos e alocar corretamente os investimentos. Por isso, uma dica fundamental é utilizar a automação oferecida pela solução de Data Room virtual.

Gostou do artigo e das informações apresentadas? Então, aproveite para entrar em contato a fim de conhecer o Data Room da Deallink e garantir os benefícios únicos da nossa ferramenta.

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