Quais são principais recursos de segurança de um data room virtual?

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A alta exposição de informações na internet gera vulnerabilidades que devem ser combatidas com uma gestão de dados eficiente. Os recursos de segurança do data room virtual — ambiente utilizado para administrar documentos, transações de M&A, rodadas de captação de recursos, joint ventures e reestruturações societárias — potencializam a confiabilidade e a usabilidade dessa solução.

Essa ferramenta deve contar com muitos requisitos de controle de acesso e camadas extras de segurança para minimizar ameaças, riscos de intrusão, roubo ou vazamento de dados, uma vez que armazena um grande volume de informações corporativas sensíveis e de grande interesse de terceiros, como documentos de propriedade intelectual, relatórios, pesquisas e desenvolvimento de novos produtos etc.

Além disso, a organização documental, que deve obedecer às melhores práticas e aos critérios de cada empresa, acontece a partir da digitização, digitalização e padronização do armazenamento. O processo contribui para a redução de custos, garantia de produtividade e confiabilidade na gestão do empreendimento, pois aumenta o nível de qualidade da governança corporativa.

Quer descobrir quais recursos de segurança do data room virtual são imprescindíveis para avaliar a capacidade de resposta e a confiabilidade da solução que você escolher? Continue a leitura e saiba mais.

Por que escolher um data room virtual?

O ambiente virtualizado tem superioridade sobre qualquer sala física devido à alta disponibilidade e acessibilidade das informações. Isso porque os dados podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, já que a solução é baseada em nuvem.

Ao mesmo tempo, é difícil garantir proteção adequada para um sistema de armazenamento documental físico, o qual demanda climatização, profissionais de segurança e controle de acesso presencial. Esse modelo também não produz relatórios pertinentes à visibilidade das informações compartilhadas, que ajudam a antever resultados e novas demandas nas diversas fases da transação.

Além disso, perde-se na falta de agilidade para encontrar os documentos e na realização de processos para a correta visualização e análise das informações.

Ao escolher uma solução de data room virtual, é preciso considerar alguns aspectos relevantes que também abrangem a gestão adequada da informação: integridade, que é a manutenção de todas as características iniciais dos dados para que eles não sejam manipulados e desvirtuados de alguma maneira; e confidencialidade, qualidade que garante a não divulgação de conteúdo sem autorização.

São soluções baseadas nesses critérios que vão proteger adequadamente os dados armazenados, cumprir requisitos legais, garantir produtividade para atender aos interesses comerciais que deram origem à demanda pela ferramenta e evitar vulnerabilidades relacionadas ao sistema que acarretam perdas financeiras, fraudes e roubo de informações.

Como garantir segurança em ambientes de alta disponibilidade?

A segurança virtual é cumprida graças à restrição do acesso ao ambiente em que os documentos são armazenados — grande parte das brechas na gestão de dados é resultado de não implementar a cultura de segurança a fim de orientar e inibir posturas corporativas caracterizadas pela desonestidade ou negligência dos funcionários.

Com um sistema de controle que hierarquiza e personaliza o acesso a esses dados conforme o grau de confiança de cada usuário, é possível evitar riscos causados pelo fator humano. São autorizadas apenas pessoas registradas na plataforma, seja por convite dos administradores da solução, seja por e-mail ou por SMS. Esses usuários têm senhas e sua identidade está vinculada a esse acesso.

Em alguns casos, é possível usar acesso multifatorial, que combina vários modelos de segurança para a permissão de entrada. Os direitos de acesso incluem visualização e edição dos dados, ou seja, níveis mais confiáveis podem editar informações conforme as particularidades de cada documento, o que garante a integridade dos dados.

Os sistemas de segurança não interferem na produtividade, visto que documentos digitalizados melhoram o processo e agilizam a transação. Além disso, o ambiente permite acesso simultâneo de usuários, ou seja, a colaboração no espaço de compartilhamento de dados.

Quais recursos e workflows garantem segurança ao data room virtual?

Existem muitos meios de aumentar a segurança de um ambiente digital. Veja o que pode ser implementado em um data room virtual para garantir os aspectos que já discutimos (disponibilidade, integridade e confidencialidade dos dados):

  • a auditoria de registros permite controlar todas as ações e rotinas relacionados aos documentos armazenados, assim como os usuários que acessam a plataforma (tempo de permanência, documentos visualizados e alterados etc.);
  • em um nível local, a adoção de ferramentas de endpoint minimizam os riscos. Em hardwares, podem ser instalados antivírus e antispywares;
  • uso de um firewall gerenciado no servidor e entrada controlada por proteção biométrica de leitura digital;
  • uso de servidores locais, com redundância em ambiente SAS 70;
  • o nível de segurança da infraestrutura também depende de mecanismos de acesso seguro (um certificado SSL — Secure Sockets Layer);
  • autenticação dos documentos por meio de assinaturas eletrônicas, as quais garantem autenticidade dos arquivos aos usuários em todas as rotinas de envio e recebimento;
  • revisões periódicas na plataforma que identifiquem possíveis vulnerabilidades;
  • treinamento e orientação adequada dos usuários antes do primeiro acesso para que a cultura de segurança seja implementada em todas as instâncias;
  • criação de uma política de recuperação de desastres que abranja desde o restabelecimento das condições da infraestrutura em caso de ameaças até a retenção ou destruição de documentos;
  • SLAs (Service Level Agreement) compatíveis com o nível de segurança desejado para a solução, que engloba o monitoramento e o controle do ambiente por profissionais altamente capacitados, 24 horas por dia, 7 dias por semana, como uma “cadeia de custódia” contínua compromissada principalmente com a confidencialidade;
  • arquitetura de sistema com foco nos códigos executados;
  • dupla checagem de login;
  • configurações adequadas para que os documentos acessados não sejam armazenados em cache no computador do usuário, mas nos servidores da empresa;
  • uso de criptografia SSL em 256-Bits;
  • backup contínuo;
  • conectividade de 60 Gbps com redundância e PTT homologado pelo CGI.Br;
  • certificações internacionais que atestam o nível de segurança esperado — Uptime Tier III, SSAE 16, ISAE 3402 Tipo II, ISO 20000 e ISO 27001, por exemplo.

Em momentos críticos, como em crises, data rooms virtuais são soluções imprescindíveis para garantir flexibilidade e produtividade em âmbito corporativo. Com a iminência de ameaças cada vez mais disruptivas, a segurança da informação deve ser prioridade.

As possibilidades de recursos de segurança do data room virtual são infinitas, assim como a surgimento de tecnologias que aumentam essa gama de ferramentas. Por isso, é necessário escolher a solução que melhor se adapta a esse contexto e que adote o que há de mais inovador para garantir todos os requisitos que foram discutidos.

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