Quando usar um data room virtual: conheça as situações mais indicadas

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É extremamente importante que as empresas saibam quando usar um data room virtual, do que ele se trata e qual é a importância de investir em uma troca de dados segura em transações corporativas. Afinal, existem inúmeras situações em que seu uso se mostra imprescindível.

Para quem não sabe, um data room virtual é um espaço on-line que atua como uma sala em que dados podem ser armazenados, distribuídos e trocados. Quando eficiente em suas funções, é 100% seguro e promove agilidade. Se você deseja conhecer indicações para o uso de uma sala virtual de dados, não deixe de ler este artigo!

Qual a importância de uma troca de dados segura em transações empresariais?

Transações empresariais, em especial as que dizem respeito a M&A — fusões e aquisições —, contam com uma imensa quantidade de dados a serem trocados entre as partes envolvidas no negócio. Nesse momento, não é importante prezar apenas pela rapidez com a qual eles são trocados, mas também por sua integridade.

Riscos

Informações financeiras, detalhes sobre transações realizadas nas empresas, dados sobre funcionários e histórico do negócio e demais documentos devem ter seu acesso restrito apenas a pessoas autorizadas. Sem contar com segurança em suas transações, a organização se expõe a riscos como:

  • vazamento indevido de dados;
  • acesso da concorrência a informações confidenciais;
  • ataques cibernéticos;
  • falha em negociações com outras empresas;
  • imagem manchada e muito mais.

A seguir, serão mostradas situações que pontuam quando usar um data room virtual. Confira cada uma delas e não deixe de priorizar a segurança das transações de sua organização.

Quando usar um data room virtual?

É simples compreender que as transações de um negócio devem ser protegidas — sem que os envolvidos nelas deixem de contar com a tecnologia e o ambiente digital para realizar trocas de informações com agilidade e organização. Porém, quais transações são essas? Confira a seguir.

Venda da empresa

Essa é uma das situações mais comuns em que o uso de um data room virtual se mostra conveniente. Afinal, trata-se de um processo o qual exige que perguntas sejam feitas e respondidas, lances sejam efetuados e informações sejam revisadas. Nesse momento, a sala virtual pode substituir a física e permitir que haja praticidade e maior rapidez nos processos que culminam em uma venda segura e sem dúvidas pendentes.

Venda de ativos

Seguindo a mesma linha da venda das empresas, também pode ser beneficiada pela presença de uma sala de dados virtual. Individuais ou múltiplas, elas permitem que as informações sobre os ativos sejam vistas e analisadas, permitindo que haja consonância entre compradores e vendedores — tanto em termos do preço oferecido quanto na compreensão sobre seus principais detalhes.

Repositório corporativo

Companhias com filiais espalhadas pelo país ou pelo mundo devem prezar por padronização em seus serviços. Isso se relaciona à imagem da corporação, gera unidade entre seus escritórios e permite que os consumidores saibam o que esperar ao procurar por eles. Contudo, nem sempre é simples fazer com que informações fundamentais para essa padronização cheguem a todos os funcionários.

Essa é mais uma situação em que usar um data room virtual pode ser útil. Afinal, ele atua como um repositório corporativo e permite que informações de todos os tipos e tamanhos sejam disponibilizadas na nuvem, podendo ser acessadas por toda a equipe, independentemente de sua localização.

IPO

A abertura de capital (IPO) de um negócio é um processo bastante sério e que pode mudar seu futuro. Para realizá-la, é movimentada uma grande quantidade de documentos de conteúdo sensível. Além disso, é preciso seguir um cronograma e monitorar os acontecimentos envolvidos no IPO, movimentação que, no cenário físico, pode demandar gastos desnecessários de tempo e dinheiro.

Por meio de um data room virtual, todas as partes envolvidas e autorizadas no processo de IPO podem ter acesso às informações necessárias para finalizá-lo com sucesso e colher os frutos de novos investimentos em seu projeto.

Joint Ventures

Joint Ventures são fusões entre empresas que não exigem a mescla das identidades jurídicas. Nesses casos, para que sejam compreendidos os recursos e capitais por parte de ambos os lados da negociação, o uso de uma sala virtual se mostra imprescindível. Além de poder acessar dados importantes com segurança, ainda é possível utilizá-la para trabalhar em conjunto durante os processos.

Compartilhamento de arquivos corporativos

De forma interna ou externa, o compartilhamento de arquivos corporativos é inevitável. Porém, em diversos momentos, ele pode acontecer com necessidade de sigilo absoluta. Compartilhe documentos confidenciais com colegas ou com outras empresas sem se preocupar com sua segurança por meio de um data room virtual.

Fusões e Aquisições

Além da venda do negócio, o uso de uma plataforma de dados virtual também se mostra comum em processos de fusões e aquisições. Uma vez que há mais de um envolvido nas negociações, é fundamental que haja segurança no gerenciamento das transações e monitoramento de seu ciclo de vida.

Licenciamento IP

É um documento altamente sensível e mantido em sigilo pelas empresas. Caso precise ser compartilhado, além de contar com segurança, é possível configurá-lo para o modo de leitura. Assim, as informações contidas nele estarão seguras.

Falência e reestruturação

Além de toda dor de cabeça envolvida em um processo de falência e reestruturação, ainda é preciso ter em mente que sua documentação deve ser organizada e clara. Para isso, o uso de uma sala virtual de dados atua como um ambiente seguro e ágil, o qual permite que todos os dados referentes ao processo cheguem a quem interessa.

Arrecadação

Na hora de arrecadar fundos e captar recursos, é fundamental que a organização comprove suas capacidades e vitórias anteriores a fim de atrair investidores. Por meio de uma sala de dados virtual, você compartilha informações de seu negócio com diversos interessados de uma só vez.

Gerenciamento de Riscos Regulatórios

Mudanças na regulamentação de riscos das empresas impactam drasticamente a maneira como elas operam. É preciso que todos os setores e colaboradores estejam cientes das novas normas. Para isso, o data room pode ser utilizado. Ele atua como um espaço em que as informações são acessadas e transmitidas de maneira centralizada.

Comunicações do Conselho

Não é incomum que membros de conselhos decidam se manter em constante comunicação com líderes e gestores empresariais. Uma vez que eles nem sempre residem próximos ao local de trabalho, essa é mais uma situação em que o uso do data room pode ser conveniente.

Investimento bancário

As salas virtuais de dados são utilizadas há anos para que consultores e bancos otimizem processos de due dilligence e realizem negociações financeiras em processos de fusão e aquisição. Isso comprova que sua funcionalidade pode impactar positivamente esse tipo de transação e deve ser considerada uma opção.

Parcerias estratégicas

Além de realizar processos de M&A, empresas podem desejar unir suas forças sem mesclar suas atividades e operações em nenhum nível. As parcerias estratégicas tendem a tomar forma em momentos de crise ou em situações específicas e um data room pode ser fundamental para que elas se comuniquem, troquem informações pessoais e criem estratégias com segurança.

Auditorias

Finalmente, vamos falar sobre as auditorias. Em diversas situações, pode ser necessária a revisão externa em relação às informações contidas em uma empresa. Para economizar tempo e espaço, o ideal é que a análise de dados não seja feita presencialmente, mas on-line, fazendo da sala de dados uma excelente aliada.

Conforme visto, saber quando usar um data room virtual é essencial para garantir que dados e informações cheguem às partes envolvidas em transações sem demoras ou dores de cabeça. Sabendo disso, não deixe de conhecer opções que contemplem as necessidades de seu negócio!

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