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Saiba como começar a utilizar data room virtual em sua empresa

Atualizado: 23 de abr.

Saber como começar a utilizar datas rooms virtuais em sua empresa é essencial para otimizar uma série de procedimentos. Por meio dessa nova tecnologia, é possível acessar dados importantes, de onde você estiver, e com a segurança que o mercado corporativo exige.

A aplicação dessa novidade pode ajudar em diferentes situações, e pode até mesmo auxiliar na realização de due diligence em operações M&A. Além disso, o seu uso também pode influenciar diretamente diversos outros procedimentos empresariais.

No entanto, para poder usufruir disso tudo, é preciso conhecer melhor as datas rooms virtuais, além de saber como escolher a melhor. Além desse ponto, saber como fazer uso da melhor forma possível é outro ponto básico a ser analisado.

No mais, para descobrir a resposta para todas essas questões sobre datas rooms, não deixe de ler o artigo que preparamos a seguir!



O que é e como escolher um data room?


Antes de entendermos como começar a utilizar datas rooms virtuais em sua empresa, é importante compreendermos o seu conceito. Basicamente, estamos falando sobre salas de dados online, que permite o acesso rápido de diferentes tipos de informações.

Por ser virtual, esse espaço pode ser acessado remotamente, sem qualquer tipo de dificuldade. Esse acesso permite que seja feito upload, edição, remoção, compartilhamento, entre diversos outros processos com os documentos que estão na data room.

Essa tecnologia, que também é chamada de VDRs, também se destaca por disponibilizar ainda mais segurança para seus usuários. Com forte criptografia, seus dados ficam praticamente impossíveis de serem acessados por agentes externos.

De toda forma, se você quer flexibilidade para acessar diferentes canais, além de segurança, essa pode ser a melhor alternativa para sua empresa. Contudo, é claro, é preciso saber como escolher a melhor data room para o seu empreendimento.


Alguns fatores para ficar atento no momento de escolher para o seu negócio são os seguintes:

  1. Preço: verifique o valor e o que o data room oferece por esse preço;

  2. Necessidades empresariais: não é preciso investir em algo muito caro se as suas necessidades não são tão grandes;

  3. Avaliações: verifique as avaliações que foram feitas por outros usuários;

  4. Comparações: compare com outros datas rooms, para checar se essa realmente é a melhor alternativa;

  5. Segurança: consulte para saber se os padrões de segurança para data room realmente são seguidos;

  6. Armazenamento: por último, verifique o tamanho do armazenamento disponibilizado para a sua empresa.

Ao ficar atento a esses quesitos, você vai conseguir fazer uma boa escolha de data room para o seu empreendimento. Além disso, se possível, não deixe de se consultar com especialistas na área, para verificar qual é a mais vantajosa para o seu negócio.



Em quais tipos de procedimentos pode ser utilizada?

Fazer uso da data room virtual pode te ajudar a realizar uma série de procedimentos. Essa tecnologia pode ser aplicada em diferentes cenários, desde que o compartilhamento de informações esteja envolvido.


Alguns dos processos em que essa tecnologia pode ser útil são os seguintes:

  1. Auxilia em due diligence, pois facilita o envio e recebimento de dados;

  2. Levantamento de capital empresarial, com base em dados concretos;

  3. Gerenciamento de informações legais da empresa;

  4. Licenciamentos;

  5. Envio e recebimento de documentos para a formalização de transações imobiliárias.

A data room pode ser usada para a assinatura de contrato, tendo a mesma validade de documentos assinados presencialmente, por exemplo. Isso porque, como já dissemos, a segurança faz com que tudo isso seja extremamente confiável.

No entanto, é claro, isso não pode ficar disponível para todos, e por isso, é essencial analisar as permissões de acesso de cada área. A boa notícia é que é possível criar uma hierarquia, o que permite que esse controle seja feito de maneira mais prática.

Além disso, o compartilhamento de documentos, para formalização de operações, também é feito de maneira bastante simples. Todas as partes envolvidas em um processo onde uma data room virtual é utilizada acaba sendo beneficiada.

No mais, como vimos, essa tecnologia pode ser aplicada para tornar uma série de processos muito mais práticos. Contudo, é preciso saber como utilizá-la, algo que será abordado no próximo tópico do nosso artigo.



Como começar a usar no seu negócio?

Para começar a utilizar datas rooms virtuais em sua empresa, é necessário adotar uma série de procedimentos básicos. É importante entender que, dependendo do sistema a ser usado, algumas interfaces e funções podem acabar variando.

No entanto, após escolher a melhor data room virtual para sua empresa, você já pode começar a realizar as ações para a implementação.


São elas:

  1. Faça um levantamento para verificar quais informações devem estar presentes dentro da data room virtual;

  2. Crie grupos para adicionar colegas de trabalho e também os clientes que farão uso da plataforma para acessar os dados;

  3. Defina a hierarquia, escolhendo quem serão os administradores que irão manter a ordem dentro do canal;

  4. Além disso, também defina as permissões, escolhendo quem poderá visualizar, editar e compartilhar determinadas informações;

  5. Adicione os documentos que vão estar presentes na data room, e, se necessário, faça as alterações necessárias para que fiquem todos disponíveis.

Com essas etapas de implementação, você já pode começar a utilizar a data room virtual em sua empresa. Contudo, é importante ficar atento aos detalhes, e por isso, sempre verifique se todas as permissões e documentos estão corretos na plataforma.

As datas rooms virtuais são uma novidade que podem trazer dificuldades de manuseio para quem não se familiarizou com essa tecnologia. Entretanto, com paciência e qualificação, é possível fazer uso de todo esse aparato a favor do seu negócio.

Para evitar que erros aconteçam em relação a isso, não deixe de buscar o treinamento dos seus funcionários o quanto antes possível. Por mais que as dificuldades iniciais existam, ainda assim, todo o esforço é recompensado em um futuro breve.


Em todo caso, é dessa forma que você pode contar com um data room virtual no seu negócio, e, como vimos, o processo não é tão complicado. No entanto, é recomendado contar com especialistas ao seu lado, além, é claro, de treinar todos os funcionários.


No mais, esse é o nosso material, e esperamos que tenha gostado de conhecer melhor o processo de implementação de data room virtual nas empresas!

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