Acesso a Data Room Virtual na empresa: quem deve ter e por quê

Em uma empresa, você sabe a quem o acesso a Data Room Virtual está destinado? Um Data Room Virtual, ou sala de dados on-line, tem como sua principal base a segurança da informação. No entanto, grande parte dessa segurança fica nas mãos da organização. Isso, por sua vez, significa que ela deve ter um controle minucioso de quem acessa seus documentos. Seja para realizar transações financeiras como uma due dilligence ou M&A, seja para armazenar dados corporativos, o acesso ao Data Room Virtual de qualquer companhia deve ser limitado a quem realmente importa. Mas quem são essas pessoas? Como saber quem deve ou não abrir, compartilhar e tomar conhecimento sobre determinadas informações? Se você deseja responder essa e mais perguntas sobre o acesso a Data Room Virtual corporativo continue lendo este artigo!

A responsabilidade sobre a segurança de um Data Room Virtual Por si só, um Data Room Virtual deve ser seguro e eficiente e precisa estar equipado com tecnologia de ponta, promovendo inovação para tornar as relações entre empresas mais ágeis e completas. Dessa forma, otimiza-se tempo e recursos financeiros em transações importantes para o futuro das organizações. Contudo, assim como é dito em relação a qualquer tecnologia, uma sala de dados on-line não atua sozinha. Em suma, quem deve ter acesso a ela inclui:

1. CEOs;

2. sócios;

3. acionistas;

4. outros cargos de confiança. Ao limitar o acesso a Data Room Virtual apenas a essas pessoas, reforçam-se diversos pontos fundamentais para o bom andamento da empresa. Alguns deles serão listados a seguir.
   

Segurança de dados A segurança de dados é crucial para proteger a imagem corporativa de qualquer companhia. Além de impedir que informações confidenciais caiam nas mãos das pessoas erradas, ela impede que problemas com clientes surjam — a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) fala de forma ampla sobre esse assunto. Baseada na GDPR, sigla para General Data Protection Regulation, a LGPD se mostra cada vez mais necessária no país. Ela regula o uso dos dados de consumidores em relação às empresas e deve entrar em vigor ao longo dos próximos anos. Ainda que não esteja em voga, é imperativo que as organizações compreendam, desde já, o impacto de boas práticas que protegem informações internas das corporações. É possível fazê-lo ao conceder acesso apenas aos envolvidos nas transações financeiras e afins, como assistentes e funcionários relacionados a eles. Por atuarem em cargos de confiança, além de um nome a zelar, é provável que eles entendam de maneira pontual a importância de proteger dados de forma adequada.

Cultura de segurança Limitar o acesso a Data Room Virtual empresarial atua de maneira diária na cultura de segurança de uma organização. Essa cultura diz respeito à segurança como um valor de todos os colaboradores e equipes. Isso foge da ideia de que dados devem ser monitorados apenas de forma esporádica. Em outras palavras, ela é fundamental para que todos entendam a importância de preservar constantemente a confidencialidade das transações da companhia. Ainda que o monitoramento periódico seja muito importante, é preciso alimentar, internamente, boas noções de hierarquização da informação. Elas não impedem que falhas dentro do próprio time ocorram, mas as minimizam e não permitem que elas impactem de forma exacerbada a segurança da corporação.

Suporte especializado É comum perceber, junto a lideranças corporativas, o uso de um suporte especializado. Ele reduz reclamações, aumenta a fidelização dos clientes e otimiza a solução de problemas. Ao aliar as diversas vantagens que ele promove à limitação de acesso, se torna muito mais simples conquistar resultados. Afinal, isso permite que a gestão de dados se centralize. Ela também contará com suporte contínuo para diminuir gargalos de atrasam as operações de M&A e demais transações organizacionais.

O acesso a Data Room Virtual Ao entender quem deve acessar a sala de dados virtual de uma empresa torna-se mais simples compreender a importância de limitar esse acesso. Além de proteger dados, ainda é possível adaptar a organização às leis que entrarão em vigência nos próximos anos e implementar uma cultura de segurança na corporação. Porém, mesmo com esse conhecimento em mãos, é preciso monitorar o Data Room Virtual. Em suma, deve ser feito um monitoramento periódico que analise quais documentos foram acessados e alterações feitas neles. Isso deve ser feito por meio de um guardião, que se tornará responsável pelos dados em si e pela gestão da sala de dados virtual. Além disso, o guardião em questão ficará responsável por liberar o acesso a terceiros, como funcionários que não ocupam cargos de confiança. Finalizado o propósito por trás do acesso, ele mesmo pode remover o usuário. Finalmente, ele poderá se manter informado em relação a qualquer movimentação fora do comum no Data Room Virtual.

A importância de filtrar o acesso a Data Room Virtual periodicamente Todas as informações acima pontuam a importância de gerir o acesso a um Data Room Virtual. Eles também falam sobre a filtragem do que é realizado dentro dele. Porém, é imperativo reforçar os motivos por trás disso. É comum que um Data Room Virtual seja utilizado para armazenar arquivos extremamente importante para as empresas — além de atuar como um repositório. Antes da realização de qualquer transação financeira, em especial uma fusão e aquisição, é imprescindível que ambas as partes envolvidas no negócio acessem informações pontuais. Elas incluem dados muito sensíveis para a saúde da companhia e que não podem vazar. É por esse motivo que apenas usuários autorizados e responsáveis por seu sigilo devem acessar o Data Room Virtual. Portanto, reforça-se a importância de revisitar o acesso a Data Room Virtual de maneira periódica. Isso inclui cortar ex-funcionários e colaboradores que não precisam mais consultar as informações contidas na sala de dados on-line. Em seguida, deve-se alinhar isso com o conhecimento acerca de quem deve receber permissão para usar o espaço. Finalmente, otimiza-se a segurança da imagem corporativa e da empresa como um todo. Se você gostou de entender mais sobre o uso de um Data Room Virtual, saiba que é importante se manter informado. Assim, você reforça a cultura de segurança de sua organização e obtém melhores resultados. Sabendo disso, assine nossa newsletter e receba novidades constantes!