Por que novas startups devem se preocupar com um data room virtual?

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O data room virtual é uma excelente ferramenta para as transações de M&A. Mas também é a solução escolhida para efetivar uma gestão documental mais eficiente e como ambiente de compartilhamento de dados e rotinas de trabalho colaborativas.

Processos transacionais, que envolvem mais de um agente — como Venture Capital, IPOs e fusões e aquisições — são, geralmente, o tipo de transação mais almejada por novas startups, que buscam no mercado investidores para suas ideias e infraestruturas.

Uma solução de compartilhamento de informações pode ser implantada nos estágios iniciais do negócio para minimizar a ocorrência de problemas e potencializar as oportunidades de investimento, uma vez que a organização é um dos principais sinais de altos níveis de qualidade de governança corporativa.

Qual a contribuição das novas startups para o crescimento do mercado e da gestão baseada em dados?

Novas startups produzem mais informações, porque já nasceram tecnológicas. São empresas inovadoras, com infraestrutura mais moderna, pois usam soluções digitais em todos os processos. Além disso, são baseadas na cultura data-driven e têm um ambiente organizacional diferenciado.

Com a transformação digital e a necessidade de digitalização e digitalização dos processos e documentos, muitas empresas já estabelecidas no mercado buscam esse perfil inovador das startups para criar sua carteira de investimento e aproveitar o que há de melhor na cultura desse tipo de negócio.

Com um volume maior de interessados, as transações envolvem sempre muitos agentes (tomadores de decisões nas empresas investidoras, por exemplo), que precisam conhecer a fundo a infraestrutura das novas startups e todos os seus processos.

Como o data room virtual é usado nesse contexto?

O data room virtual é uma sala de dados digital, ou seja, um ambiente de compartilhamento de informações baseadas em tecnologia cloud, que pode ser acessada de qualquer lugar e em qualquer momento. Essa alta disponibilidade de informações é controlada por muitas camadas de segurança, que asseguram requisitos da gestão da informação, como integridade e confidencialidade.

Ao mesmo tempo, são usados rígidos controles de acesso para garantir que a visualização e manipulação dos dados disponíveis no ambiente sejam realizados somente por pessoas devidamente autorizadas, com credenciais de uso previamente configuradas de maneira hierárquica.

Além disso, são realizadas auditorias e produzidos relatórios que descrevem todas as ações executadas nesses ambientes. A infraestrutura também é equipada com soluções de segurança mais modernas, para inibir tentativas de intrusão e roubo de informações.

Esse ambiente altamente seguro é ideal para a organização das informações corporativas. Novas startups podem aproveitar esse alto nível de organização como um ponto forte para demonstrar sua capacidade de governança e ser ainda mais valorizada na captação de recursos.

Por que as novas startups devem implementar o data room virtual?

O data room virtual é a solução adequada para o crescimento das novas startups no mercado. Veja os motivos a seguir.

Demonstra preparo e organização

Nas fases iniciais de uma startup os profissionais se concentram em criar o produto, serviço ou modelo de negócios para se diferenciar no mercado e atrair investidores no momento apropriado. No entanto, nunca é cedo demais para implementar ferramentas e processos que serão necessários à medida que a empresa continua a crescer.

Muitas startups são adquiridas após várias rodadas de captação de recursos e não é possível prever quando uma oportunidade de crescimento poderá ocorrer. O data room virtual garante que a documentação sensível do negócio, desde dados dos acionistas até informações proprietárias, sejam armazenados com segurança e em um repositório centralizado.

Essa organização demonstra preparo e governança aos investidores ou potenciais compradores, sendo fundamental para o sucesso de uma futura rodada de captação de recursos ou processo de M&A, pois, qualquer comprador em potencial realiza uma auditoria detalhada do negócio antes de finalizar o acordo.

Protege o negócio

Depois de receber uma proposta de valor real que diferencia a nova startups de suas concorrentes, toda informação corporativa deve ser mantida em sigilo e segurança. Empresas baseadas em tecnologia geralmente têm patentes, bancos de dados com informações sensíveis próprias e de terceiros ou outros dados de propriedade intelectual que devem ser armazenados em repositórios confiáveis.

O data room virtual suporta esse armazenamento, pois integra uma infraestrutura com ferramentas muito mais efetivas que soluções básicas de armazenamento e compartilhamento de dados tradicionais. A gestão de identidade e acesso, por exemplo, permite que seja delimitado o acesso às pastas e arquivos a usuários específicos, de forma totalmente controlada.

Garante uma abordagem proativa

A nova startup tende a crescer e a se estabelecer no mercado como referência a outras empresas. Esse crescimento abrange aumento da equipe, estabelecimento de processos mais eficientes e rotinas de trabalho adequadas.

Com uma abordagem proativa, baseada na gestão de documentos desde o início do negócio, a empresa não perde tempo nem esforços para garantir essa adequação quando o crescimento exponencial ocorrer.

Economiza tempo

O data room virtual é o ambiente da startup em que serão armazenados e organizados todos os documentos relacionados à constituição da empresa, contratos de fornecimento e prestação de serviços, licenças de softwares, informações de propriedade intelectual, demonstrações financeiras e projeções.

Se uma empresa investidora demonstrar interesse não será necessário designar uma equipe para buscar essa documentação, digitalizá-la adequadamente e classificá-la para manter a organização da sala de dados. Basta conceder acesso (limitado ou não, o que dependerá da fase de negociação) a equipe de auditoria do investidor em potencial.

Promove eficiência

Em transações de M&A o data room virtual permite que potenciais investidores ou compradores interajam com as informações compartilhadas em tempo real. Isso facilita e agiliza a etapa de due diligence, imprescindível para o sucesso do processo.

A solução também indica quais documentos não foram visualizados, quais foram baixados ou o tempo de permanência de cada usuário durante o acesso, para que as próximas decisões sejam embasadas nesses dados mais precisos de uso da ferramenta.

Reduz custos

O data room virtual é superior às soluções físicas pela alta disponibilidade da informação. Além disso, reduz custos que seriam gastos com climatização do ambiente, contratação de profissionais de segurança, necessidade de investimento para aquisição de hardwares e outros equipamentos legados.

Novas startups são agentes importantes na transformação digital do país. São altamente tecnológicas e inovadoras, mas precisam adotar ferramentas adequadas para a manutenção dessa qualidade em meio à digitalização de outras empresas no mercado.

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