Confira o passo a passo para estruturar Data Room Virtual!

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Você sabe como estruturar Data Room Virtual? Esse é um conhecimento muito importante para empresas que participam de processos como de M&A, compra, venda e abertura de capital. Afinal, a função desse tipo de ambiente virtual é fundamental para diversas funções que tornam vários processos mais simples.

Antigamente, para realizar transações financeiras, as organizações contavam com pouca praticidade. Além de uma grande quantidade de material transportado contendo dados e informações confidenciais das corporações, falhas de segurança e de comunicação tendiam a atrapalhar as negociações.

Continue lendo este artigo para compreender a importância da digitalização das salas de dado virtuais, os benefícios que ela gera ao negócio e conferir um passo a passo sobre como estruturar Data Room Virtual!

Função do Data Room Virtual e sua importância

Em poucas palavras, um Data Room Virtual é um ambiente que auxilia na organização de arquivos. No entanto, sua função vai muito além disso. Ele oferece diversas vantagens para tornar transações entre companhias muito mais eficientes e simplificadas, como:

  • segurança, pois atua por meio de criptografia;
  • agilidade na troca de informações, otimizando processos;
  • confidencialidade, o que auxilia também na cultura de segurança da empresa, entre outros.

Além dos pontos citados, algumas outras funções da sala de dados virtual devem ser ressaltadas. Isso porque elas atuam diretamente na função de evitar problemas para os empreendimentos e solidificar seu caminho de sucesso ao negociar entre si.

Proteger a imagem corporativa

A proteção da imagem corporativa é fundamental, afinal ela é uma das principais formas de se mostrar para o mercado. Aliada a qualidade, valores e uma equipe de sucesso, ela agrega autoridade e credibilidade para os serviços prestados. Ao preservar seus dados e limitar o acesso a eles apenas a pessoas autorizadas, estimula-se a proteção da maneira como a companhia é vista interna e externamente.

Otimizar e dar suporte aos processos de due diligence

Os processos de due dilligence são fundamentais para as transações feitas entre empresas, sobretudo ao falar sobre M&A, pois permitem que ambos os lados envolvidos na fusão e aquisição se conheçam melhor e compreendam previamente as consequências de aliarem forças.

Por meio de um bom Data Room Virtual, é possível tornar a due dilligence muito mais simples e otimizada. Uma vez que uma grande quantidade de dados confidenciais tende a ser movimentada nesse momento, a segurança trazida por ele também é um grande destaque.

Armazenar documentação confidencial

Não só a troca de informações entre organizações deve contar com segurança: uma documentação oficial que precisa ser armazenada digitalmente também precisa de proteção. O Data Room Virtual permite que isso seja alcançado sem esforços, visto que é estruturado para atender a essa função.

Realizar perguntas e respostas

Conversas entre companhias que desejam conhecer os processos internos umas das outras antes de fechar negócio devem ser objetivas e pontuais. Para garantir isso, é preciso estar em um ambiente amigável, intuitivo e seguro. O Data Room Virtual permite a realização de perguntas e respostas com total segurança, agilidade e facilidade, maximizando o uso de recursos corporativos — como tempo e dinheiro.

Benefícios do uso do Data Room Virtual

Após conhecer a função, é hora de conferir os benefícios de apostar no uso do Data Room Virtual. Além de segurança, agilidade e demais fatores citados, vantagens práticas do compartilhamento de dados no ambiente podem ser aproveitadas. Elas incluem:

  • procedimentos fáceis de usar para todas as partes;
  • otimização da troca de informações;
  • compartilhamento rápido, transparente e encriptado;
  • estruturação;
  • armazenamento ordenado e muito mais.

As organizações que desejam uma boa execução de processos financeiros, como M&A, devem aprender a estruturar Data Room Virtual. O passo a passo para isso será descrito a seguir,

Passo a passo para estruturar Data Room Virtual

Quatro passos estão envolvidos na estruturação adequada de uma sala de dados virtual. Unidos, são eles que garantem que as corporações — mesmo em âmbito internacional — realizem serviços como terceirização, reestruturação, listagens de bolsa, compras e aquisição de capital.

Escolher o provedor

Antes de iniciar qualquer tipo de armazenamento e o processo de due dilligence, é preciso escolher um Data Room Virtual. É ele que dará início à configuração de sua sala de dados virtuais. Como existem inúmeras opções no mercado, é fundamental pesquisar e encontrar a que mais satisfaça suas necessidades.

Especificar a finalidade da sala de dados virtuais

Esse é o momento de fornecer as devidas permissões para usuários em seu Data Room Virtual. O processo adequado só pode ser realizado se houver especificação em relação ao seu uso. Por isso, defina as particularidades do propósito do ambiente virtual e escolha se será possível:

  • editar, o que permite aos usuários autorizados mover, excluir, substituir e renomear pastas;
  • visualizar, algo que protege dados com marca d’água, por exemplo;
  • realizar downloads, entre outros procedimentos.

Listar o número de documentos a serem enviados

É chegada a hora de selecionar os arquivos que serão compartilhados com outras empresas. Esse passo não diz respeito apenas à quantidade de documentos comportados pelo Data Room Virtual, mas atua em termos de classificação, pesquisa inteligente, incorporação de documentos e visibilidade de arquivos, por exemplo. Leve todos esses pontos em mente antes do envio e, se necessário, revise as permissões dadas a terceiros.

Enviar os convites aos usuários

Se tudo estiver de acordo com suas necessidades, é hora de realizar o envio dos documentos. Em seguida, é preciso convidar os usuários que terão acesso a eles. Por meio desses passos, será possível, de imediato, dar início às trocas entre empresas e definir o futuro de seus processos.

Assim como seu uso, o ato de estruturar Data Room Virtual é simples e pontual. O próprio ambiente virtual permite que seja definidas com especifidade as funções a serem executadas e os usuários envolvidos nelas. Tudo isso, conforme apontado, com total segurança e eficiência.

Se você gostou de entender mais sobre esse assunto e deseja contar com uma sala de dados virtuais de qualidade para otimizar o compartilhamento de informações, não deixe de entrar em contato com a Deallink e de saber mais sobre seus serviços.

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